Política de tratamiento de datos personales
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS INDUSTRIALES S.A.S., en adelante “EQUIPOS Y HERRAMIENTAS”, sociedad comercial, identificada con el NIT No. 900147322-3, con domicilio principal en la ciudad de Cali – Valle del Cauca, en la Carrera 1 # 17 – 75, barrio El Pilóto, con correo electrónico contacto@equihersas.com, con número telefónico +57 (2) 4462308, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y demás normas que la adicionen, complementen o modifiquen, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, informa a sus grupos de interés, a saber: EMPLEADOS Y/O CONTRATISTAS, POSTULANTES A APRENDICES, PROVEEDORES, y CLIENTES, y en general, a todas las personas naturales que faciliten o hayan facilitado sus datos personales, que la información relacionada con datos personales que se ha recolectado por diferentes canales, en razón a la relación de tipo contractual o precontractual en desarrollo de la actividad económica de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, se almacena en las diferentes bases de datos bajo las políticas de seguridad de la información implementadas.
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de sus datos personales, le informa que sus datos personales serán tratados con total confidencialidad y que la captación, uso, circulación, transmisión, transferencia y, en general, cualquier forma de tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades.
a. Realizar monitoreo de seguridad y acceso a las instalaciones de las oficinas de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS por medio de las cámaras de seguridad dispuestas en su ingreso y/o las herramientas digitales instaladas en los dispositivos móviles de la empresa para este efecto.
b. Informar sobre cambios sustanciales en la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
c. Responder a las consultas, peticiones, quejas y reclamos que realicen los titulares de información personal a través de cualquiera de los canales habilitados por EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
d. Transferir o transmitir sus datos personales cuando estos sean requeridos con ocasión del ejercicio de las funciones ejercidas por las autoridades judiciales o administrativas.
e. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
f. Acreditar existencia, representación legal, estructura organizacional, aportes, bienes y rentas, y las demás requeridas en desarrollo de su objeto y funciones.
g. Realizar reportes de las autoridades respectivas de vigilancia y control.
h. Transmitir sus datos personales a terceras empresas con las cuales EQUIPOS Y HERRAMIENTAS tenga relación contractual para el respectivo monitoreo de seguridad y acceso a las instalaciones de los edificios.
i. En caso de procesos de fusión, escisión, reestructuración y otros procesos relacionados, realizar la transmisión o transferencia de datos personales.
j. Las demás que sean propias de cada tipo de base de datos de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS y que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto.
Los datos personales de los trabajadores y/o empleados de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS serán tratados de acuerdo con las siguientes finalidades.
a. Gestionar el proceso de contratación laboral y/o civil.
b. Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual laboral y/o civil.
c. Almacenar los datos personales de forma adecuada en los archivos laborales y/o comerciales activos e históricos de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS y mantenerlos actualizados.
d. Realizar la respectiva formación de personal al momento de ingreso EQUIPOS Y HERRAMIENTAS y durante el vínculo contractual para el desarrollo adecuado del cargo ocupado.
e. Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral y/o civil con EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
f. Elaborar y ejecutar el contrato laboral y/o civil, así como sus reformas o adiciones y demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y/o civil y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
g. Gestionar los datos personales del titular, los de su núcleo familiar, incluyendo los de sus hijos menores de edad, para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, administradoras de riesgo laboral −ARL−, fondos de pensiones, cajas de compensación familiar, y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el
colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento, así como las demás necesarias para que EQUIPOS Y HERRAMIENTAS cumpla los deberes respectivos en virtud del desarrollo y/o terminación del vínculo laboral y/o civil.
h. Llevar a cabo exámenes médicos de control que podrán llevarse a cabo al inicio, durante o a la fecha de finalización de la relación laboral con EQUIPOS Y HERRAMIENTAS con la entidad que esta escoja para tal propósito.
i. Gestionar los datos personales de los empleados para garantizar la correcta asignación de las herramientas y dotación de trabajo, así como de las actividades y tareas necesarias para el desarrollo del vínculo laboral.
j. Gestionar los datos personales de los contratistas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS de las actividades contratadas como de las tareas y actividades necesarias para el desarrollo del vínculo laboral y/o civil.
k. Realizar el correcto pago de la nómina y de los pagos respectivos derivados de la ejecución y terminación de la relación laboral y/o civil.
l. Llevar a cabo el levantamiento y la administración de información para la correcta implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y de esta forma dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la materia.
m. Tratar los datos personales de los empleados y/o contratistas cuando sea necesario, para llevar a cabo la respectiva gestión administrativa, económica y contable a la que haya lugar en el desarrollo del objeto social de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
n. Responder a las consultas, peticiones, quejas y reclamos que realicen los empleados y/o contratistas acerca de su información personal a través de cualquiera de los canales habilitados por EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
o. Realizar la respectiva verificación de datos que EQUIPOS Y HERRAMIENTAS considere viable en la etapa precontractual, previa Autorización por parte de su titular, así como solicitar y proporcionar referencias laborales y/o comerciales de los empleados, exempleados, aspirantes a una vacante y contratistas cuando sea el caso.
p. Archivar en los medios disponibles por EQUIPOS Y HERRAMIENTAS los datos personales de empleados, aspirantes a una vacante y contratistas con el propósito de alimentar el respectivo consolidado de las relaciones contractuales de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, hasta que su titular solicite la eliminación de estos.
Los datos personales de los candidatos a aprendices serán tratados de conformidad con el presente documento, por el personal autorizado dentro del proceso de selección respectivo y de acuerdo con las finalidades que se enuncian a continuación. La información recolectada será almacenada en las bases de datos de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS por un término máximo de seis (6) meses después de haber finalizado el proceso. Una vez pasado dicho término, la información será destruida o eliminada.
a. Gestionar el proceso de selección.
b. Administrar y almacenar las hojas de vida durante un máximo de seis (6) meses, contados a partir de su recepción, en el caso de que la contratación no se realice.
c. Llevar a cabo las pruebas de selección, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicotécnicas, exámenes médicos de ingreso y todas las otras evaluaciones que se estimen convenientes para adelantar el proceso de selección correspondiente.
d. Gestionar la relación precontractual con el aspirante.
e. Solicitar la información que EQUIPOS Y HERRAMIENTAS considere idónea a las entidades correspondientes, con el fin de recibir referencias de los aspirantes a aprendices, previa verificación de la autorización brindada por el titular de la información.
f. Responder a las consultas, peticiones, quejas y reclamos que realicen los aspirantes a aprendices acerca de su información personal a través de cualquiera de los canales habilitados por EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
En el evento en que sea necesario conocer por parte de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS los datos de los colaboradores y/o terceros que influyan directamente con la ejecución de la relación comercial, el proveedor debe contar con la debida autorización para suministrar los datos personales de dichos titulares de información. En todo caso los datos personales de los proveedores de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS serán tratados de acuerdo con las siguientes finalidades.
a. Gestionar la relación contractual con EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
b. Registrar y actualizar sus datos personales con el fin de informar, organizar y atender, las actividades relacionadas con la actividad contractual.
c. Realizar las respectivas evaluaciones de los productos y servicios ofrecidos por el proveedor.
d. Indagar sobre aspectos que le permitan a EQUIPOS Y HERRAMIENTAS identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
e. Realizar la respectiva verificación de datos que EQUIPOS Y HERRAMIENTAS considere viable en la etapa precontractual, previa Autorización por parte de su
titular, así como solicitar y proporcionar referencias comerciales y/o personales de los proveedores.
f. Realizar los respectivos pagos a los que haya lugar a raíz de la relación comercial con EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
g. Transferir información a autoridades administrativas o judiciales que con ocasión al ejercicio de sus funciones así lo requieran.
h. Llevar a cabo la respectiva gestión administrativa, económica y contable fiscal a la que haya lugar en el desarrollo del objeto social de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, incluyendo los procedimientos de facturación, pagos, retenciones y otros.
i. Verificar, previo a la realización de los pagos a los haya lugar en virtud de la relación contractual, el cumplimiento del proveedor de su respectiva cotización al sistema de seguridad social de acuerdo con las obligaciones que le impone la normatividad vigente, así como las demás necesarias para que EQUIPOS Y HERRAMIENTAS cumpla los deberes respectivos en virtud del desarrollo y/o terminación del vínculo contractual con sus proveedores.
j. Responder a las consultas, peticiones, quejas y reclamos que realicen los empleados y/o contratistas acerca de su información personal a través de cualquiera de los canales habilitados por EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
k. Archivar en los medios disponibles por EQUIPOS Y HERRAMIENTAS los datos personales de los proveedores con el propósito de alimentar el respectivo consolidado de las relaciones contractuales de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, hasta que su titular solicite la eliminación de estos.
Los datos personales de los clientes serán tratados de conformidad con el presente documento de acuerdo con las siguientes finalidades:
a. Gestionar y ejecutar la relación contractual con el cliente.
b. Solicitar la actualización de los datos personales del cliente con la finalidad de informar, organizar y atender las actividades relacionadas con este.
c. Responder las solicitudes o requerimientos de información de los servicios adquiridos o por adquirir por parte del cliente.
d. Hacer el seguimiento a la operación y calidad de los servicios y productos que ofrece EQUIPOS Y HERRAMIENTAS.
e. Cumplir con sus obligaciones de carácter administrativo, económico, contable y fiscal a las que haya lugar por parte de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS en el desarrollo de la relación contractual con el cliente.
f. Alimentar y actualizar el consolidado de relaciones comerciales perteneciente a EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, el cual podrá ser incluido en el portafolio de servicios de la empresa.
g. Responder a las consultas, peticiones, quejas y reclamos que realicen los clientes acerca de su información personal a través de cualquiera de los canales habilitados por EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, así como de las solicitudes o requerimientos de información de los servicios adquiridos por los clientes.
h. Verificar las condiciones que EQUIPOS Y HERRAMIENTAS considere pertinentes del cliente, así como solicitar referencias comerciales de este, cuando sea el caso.
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS informa que los datos personales que sean de carácter sensible, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 Protección de Datos Personales, no serán dados a conocer a terceros, sin autorización previa por parte del Titular de estos.
Como titular de información de tipo personal que reposa en las Bases de Datos de propiedad de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, los titulares de información personal podrán ejercer el derecho de Habeas Data con el objeto de:
· Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
· Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
· Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
· Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
· Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
Podrá ejercer su derecho de Habeas Data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante EQUIPOS Y HERRAMIENTAS a través de los canales habilitados para dicho efecto:
· Dirección física: Carrera 1 # 17 – 75, barrio El Pilóto, Cali- Valle del Cauca.
· Correo electrónico: contacto@equihersas.com